VINCI : faire évoluer une plateforme métier dédiée à la gestion des DAP

La gestion des déchets issus des chantiers implique un processus réglementaire précis avant leur acheminement vers un site d'accueil. TroisPointZero accompagne VINCI dans la maintenance et l'évolution de sa plateforme dédiée aux demandes d'acceptation préalable (DAP), avec un parcours guidé pour les demandeurs et des espaces d'administration permettant aux équipes de gérer les demandes, les sites, les déchets et leurs utilisateurs.

Digitaliser un processus réglementaire complexe autour des déchets de chantier

La demande d'acceptation préalable permet de transmettre les informations nécessaires à l'étude des déchets avant leur prise en charge par un site d'accueil.

Sa création implique différents acteurs et de nombreuses informations : demandeur, producteur, expéditeur, transporteur, site de destination, déchets concernés ou encore données réglementaires.

La plateforme accompagne le demandeur à travers les différentes étapes nécessaires à la constitution de son dossier. Certains champs et documents demandés évoluent en fonction des réponses apportées, du déchet concerné ou encore du site sélectionné.

Un parcours spécifique est notamment déclenché lorsque la demande concerne certains sites d'Île-de-France, avec des informations complémentaires obligatoires.

L'enjeu est ainsi de traduire des règles métier et réglementaires complexes en un parcours numérique structuré, tout en permettant aux équipes chargées de traiter les demandes de disposer des informations nécessaires à leur validation.

Guider le demandeur de la création jusqu'à la signature de sa DAP

Le demandeur dispose d'un espace personnel depuis lequel il peut créer et suivre ses différentes DAP.

Le formulaire permet de renseigner progressivement les différents acteurs de la demande, les sites concernés, le transporteur, les déchets et les informations réglementaires nécessaires. Des pièces justificatives peuvent également être ajoutées à plusieurs étapes.

Compte tenu de la quantité d'informations demandées, une DAP peut être enregistrée puis reprise ultérieurement avant sa soumission.

La plateforme prend également en charge le processus de signature. Le demandeur peut signer lui-même la demande ou solliciter directement le producteur concerné. Dans ce second cas, celui-ci reçoit par e-mail un lien de signature électronique temporaire.

Si la signature n'est pas réalisée dans le délai prévu, le parcours intègre un mécanisme de relance afin que la demande puisse poursuivre son traitement.

Une fois soumise et signée, la DAP est transmise aux équipes chargées de son instruction.

Donner aux équipes VINCI les outils pour instruire et suivre les demandes

La plateforme s'appuie sur plusieurs niveaux d'administration afin d'adapter les fonctionnalités aux responsabilités de chaque utilisateur.

Un premier back-office permet aux administrateurs de retrouver les demandes et d'accéder à leur détail. Selon leurs droits, ils peuvent les consulter ou modifier leur statut pour les accepter, les refuser ou les mettre en attente.

Les administrateurs disposant de droits étendus peuvent également gérer les sites d'accueil rattachés à leur société, les clients et fournisseurs, les utilisateurs ou encore certains paramètres généraux.

La gestion des déchets tient elle aussi compte des spécificités métier. Une base commune est administrée au niveau global, puis chaque société peut adapter certains éléments selon ses sites : personnalisation du libellé présenté au demandeur, nécessité d'une analyse ou disponibilité du déchet sur un site donné.

Un espace superadministrateur complète le dispositif avec la gestion globale des sociétés, de la base de déchets et des utilisateurs.

Automatiser les validations, notifications et documents réglementaires

Le workflow de la DAP ne s'arrête pas à la soumission du formulaire.

Lorsqu'une nouvelle demande est envoyée, les administrateurs concernés par les sites sélectionnés sont automatiquement informés afin de pouvoir l'étudier.

À chaque évolution importante de son statut, les différents interlocuteurs concernés sont à leur tour notifiés : équipes administratives, demandeur et, lorsqu'il a participé à la signature, producteur.

Les documents correspondants sont également générés automatiquement au format PDF. Selon le statut de la demande, la DAP et les documents associés deviennent accessibles depuis les différents espaces et sont transmis par e-mail aux interlocuteurs concernés.

L'ensemble des demandes reste parallèlement historisé dans le back-office. Les équipes peuvent les retrouver ultérieurement et exporter les données au format CSV pour faciliter leur exploitation.

Maintenir et faire évoluer une application métier dans la durée

TroisPointZero a repris une plateforme existante plutôt que de la développer initialement. Notre intervention porte aujourd'hui sur sa maintenance et son évolution dans la durée.

Chaque année, de nouveaux lots d'évolutions sont développés puis progressivement déployés afin d'adapter l'application aux nouveaux besoins fonctionnels et métier.

La plateforme s'intègre également à l'écosystème informatique existant, notamment à travers des mécanismes d'authentification SSO et des échanges avec des services externes.

Cette maintenance évolutive permet de faire vivre une application métier complexe sans remettre en question son fonctionnement existant, tout en intégrant progressivement les nouveaux besoins exprimés par les équipes.

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Vous disposez d'une application métier stratégique devenue complexe à maintenir ou à faire évoluer ? Nous reprenons vos outils existants pour les maintenir, les sécuriser et développer de nouvelles fonctionnalités adaptées à l'évolution de vos processus. Parlons de votre projet.