Tables en Fête : un ERP sur mesure pour piloter toute l'activité de location

Spécialiste de la location de vaisselle et de matériel pour les événements privés et professionnels, Tables en Fête gérait historiquement une grande partie de son activité à l'aide de fichiers Excel. TroisPointZero a conçu un ERP sur mesure pour centraliser ses processus, automatiser la gestion des stocks et accompagner les équipes, du premier devis jusqu'au retour du matériel et à la facturation.

Remplacer les fichiers Excel par un ERP adapté à la location événementielle

Derrière chaque prestation se cache une organisation complexe : gestion des clients, catalogue d’articles, tarifs, disponibilités, devis, commandes, dates de départ et de retour, facturation ou encore suivi de la casse.

Une grande partie de cette activité était historiquement gérée à l’aide de fichiers Excel. Une organisation devenue contraignante au quotidien, avec des informations réparties entre différents documents et de nombreuses manipulations nécessaires pour suivre une location de sa préparation jusqu’à sa facturation.

L’objectif était donc de sortir de cette logique de tableurs pour créer un ERP entièrement adapté au métier de Tables en Fête, capable de centraliser les données et d’accompagner les équipes à chaque étape de leur activité.

Plutôt que d’adapter le fonctionnement de l’entreprise à un logiciel existant, nous avons fait le choix inverse : concevoir l’outil autour de ses processus réels.

Centraliser les devis, commandes et factures dans un ERP sur mesure

Nous avons développé un back-office métier réunissant les principales informations dont les équipes ont besoin au quotidien. Les clients, les articles disponibles à la location et leurs tarifs sont désormais administrés depuis une seule interface.

La création d’un devis s’effectue directement depuis l’ERP. Les équipes sélectionnent les articles, définissent les quantités et disposent immédiatement des informations nécessaires pour préparer la proposition commerciale.

Une fois le devis validé, les données déjà renseignées sont conservées pour poursuivre le processus : le devis devient une commande, puis la commande peut être facturée après validation, sans avoir à ressaisir les mêmes informations dans différents outils.

Les documents associés peuvent également être prévisualisés et envoyés directement au client depuis le back-office. L’ERP devient ainsi le point central du parcours commercial, depuis la première demande jusqu’à la facturation de la prestation.

Automatiser la gestion des stocks et des disponibilités du matériel

Dans une activité de location, connaître le stock physique ne suffit pas. Il faut également savoir quelle quantité sera réellement disponible à une date donnée en tenant compte des autres événements déjà planifiés.

Nous avons donc intégré une gestion automatisée des stocks, directement liée aux commandes et aux périodes de location.

Lorsqu’un article est ajouté à un devis, l’ERP tient compte des quantités disponibles et du matériel déjà réservé afin de donner aux équipes une vision plus juste des disponibilités. Elles peuvent ainsi anticiper les éventuels conflits avant de confirmer une nouvelle location.

Les dates de départ et de retour du matériel sont également intégrées au suivi de chaque commande. Plusieurs statuts permettent aux collaborateurs de connaître rapidement son état d’avancement et de savoir quelles actions restent à effectuer.

Cette logique permet de réunir dans le même outil gestion commerciale et contraintes logistiques, deux dimensions indissociables de l’activité de Tables en Fête.

Suivre les retours, la casse et la facturation depuis le même outil

Le processus ne s’arrête pas lorsque le matériel quitte le dépôt. L’ERP accompagne également les équipes lors de son retour.

Les éventuelles casses peuvent être renseignées en distinguant notamment les éléments internes et externes avant de finaliser la facturation. Les informations liées à la prestation restent ainsi rattachées à la commande tout au long de son cycle de vie.

Pour éviter de recréer un outil comptable déjà existant, nous avons également connecté l’ERP à Facturation.pro via API.

Au moment de la facturation, si le client n’existe pas encore dans Facturation.pro, son compte y est automatiquement créé. La facture est ensuite générée par Facturation.pro puis récupérée dans l’ERP afin que les équipes de Tables en Fête puissent continuer à la consulter depuis leur environnement de travail habituel.

Cette interconnexion permet de conserver les outils spécialisés nécessaires à l’entreprise tout en proposant aux collaborateurs une interface centrale pour piloter leur activité.

Un ERP métier qui évolue avec les besoins de Tables en Fête

Le principal résultat du projet ne réside pas seulement dans le remplacement des fichiers Excel. Tables en Fête dispose désormais d’un outil métier centralisé qui correspond à sa propre façon de travailler.

Le tableau de bord permet aux équipes de suivre les principaux indicateurs de l’activité, tandis que les différents modules facilitent le passage d’une étape à l’autre : clients, articles, devis, commandes, stocks, retours et facturation sont réunis dans un même environnement.

Surtout, l’ERP n’a pas été considéré comme un produit figé au moment de sa mise en production.

Nous continuons à accompagner Tables en Fête et à faire évoluer régulièrement l’application en fonction des besoins exprimés par les utilisateurs. De nouvelles fonctionnalités peuvent ainsi être ajoutées lorsqu’un processus peut être simplifié, automatisé ou mieux adapté au fonctionnement de l’entreprise.

Cette évolution continue permet à l’ERP de grandir avec Tables en Fête et de rester en adéquation avec les usages quotidiens de ses équipes.

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